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Extranet : les documents devant être mis à disposition des copropriétaires

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À compter du 1er juillet 2020, les syndics de copropriété devront respecter la liste minimale des documents à mettre à disposition des copropriétaires via un extranet sécurisé. La FNAIM fait le point sur cette liste fixée par le décret du 23 mai 2019.

 Documents extranet syndic

Retours sur les différentes obligations du syndic

La mise à disposition d’un extranet

Depuis le 1er janvier 2015, la loi ALUR impose aux syndics de copropriété de mettre à disposition des copropriétaires et du conseil syndical, un extranet sécurisé afin qu’ils puissent consulter les documents relatifs à la copropriété, les télécharger et les imprimer.

Copropriétaires et conseil syndical ayant des besoins différents en termes d’informations, un accès différencié doit être mis en place en fonction de la nature des documents.

La connexion à l’extranet doit se faire via un identifiant personnel pour garantir la sécurité des données et la fiabilité de l’authentification de chaque copropriétaire.

Dans le cadre de la convocation à l’assemblée générale, la mise à disposition des documents dans l’extranet pourra se substituer à l’envoi courrier sous réserve de l’accord du copropriétaire. La convocation précise alors expressément que ces documents sont accessibles en ligne et la durée de la mise à disposition.

Le syndic de copropriété est tenu d’actualiser les documents mis à disposition dans l’extranet au minimum une fois par an, dans les 3 mois précédant l’AG annuelle.

Notons que l’assemblée générale dispose, toutefois, de la possibilité de dispenser le syndic de mettre en place un extranet (décision prise à la majorité absolue).

La liste minimale des documents à fournir

Jusqu’à présent, la loi ALUR ne précisait pas le contenu devant être mis à disposition dans l’extranet, mais, voyant que de nombreux syndics ne jouaient pas le jeu de la transparence, un nouveau décret a été signé pour définir ce point.

Le décret du 23 mai 2019, pris en application de la loi ELAN du 23 novembre 2018, vient ainsi préciser la liste minimale des documents dématérialisés qui doivent être mis à disposition des copropriétaires et maintient le principe de différenciation d’accès entre copropriétaires.

Liste minimale établie par le décret du 23 mai 2019

Pour les copropriétés ayant décidé de ne pas exempter leur syndic de l’obligation de mettre en place un extranet, la mise en ligne de ces documents devra être effective pour le 1er juillet 2020 au plus tard.

Documents accessibles à tous les copropriétaires

Cette liste comprend les documents relatifs à la gestion de l’immeuble et concernent ainsi l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble :

  • Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et les actes publiés qui y apportent des modifications
  • La dernière fiche synthétique réalisée par le syndic
  • Le carnet d’entretien de l’immeuble
  • Les diagnostics techniques des parties communes de l’immeuble en cours de validité
  • Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité
  • L’ensemble des contrats et marchés en cours conclus par le syndic, excepté les contrats de travail des salariés du syndicat
  • Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours de validité
  • Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et les devis de travaux qui y ont été acceptés
  • Le contrat de syndic en cours

Documents accessibles au seul copropriétaire pour son lot

Chaque copropriétaire doit également avoir à disposition des documents relatifs à son propre lot :

  • Son compte individuel arrêté après approbation des comptes par l’assemblée générale
  • Le montant des charges prévu dans le budget prévisionnel et celui des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices clôturés et payés par le copropriétaire
  • Le montant de la part du fonds travaux rattachée à son lot, arrêté après approbation des comptes par l’AG
  • Les avis d’appels de fonds qui lui ont été envoyés durant les trois dernières années

Documents accessibles au conseil syndical

Le décret précise également une liste de documents relatifs à la gestion de l’immeuble mais uniquement consultables par les membres du conseil syndical afin de pouvoir mener à bien leurs missions d’assistance et de contrôle.

  • Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires
  • Le relevé des charges et produits de l’exercice échu
  • Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés
  • Les assignations en justice relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré
  • La liste de tous les copropriétaires
  • La carte professionnelle du syndic ainsi que son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et de garantie financière

S’agissant d’une liste minimale, rien n’empêche le syndic d’aller plus loin que ce cadre réglementaire et d’apporter davantage de visibilité aux documents qu’il jugera nécessaires en fonction de la qualité du propriétaire.

Quel recours si le syndic ne respecte pas ces obligations ?

Le décret entrera en application à partir du 1er juillet 2020, le conseil syndical se devra de veiller au respect de cette liste de documents établie et de réclamer au syndic tout document manquant.

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